Privacybeleid

1. Wie zijn wij?

iFaktor wordt aangeboden door iFaktor Applications B.V. (statutaire zetel Kerkrade), gevestigd te Spekhofstraat 15, 6466 LZ Kerkrade, ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 97144061, btw-identificatienummer NL867927896B01 (hierna: “iFaktor”, “wij” of “ons”).

Voor vragen over privacy kunt u contact opnemen via info@ifaktor.nl of het contactformulier.

2. Toepassingsgebied

Dit privacybeleid beschrijft hoe wij persoonsgegevens verwerken wanneer u onze website (ifaktor.nl), onze online applicatie (app.ifaktor.nl) en aanverwante diensten gebruikt. iFaktor is een software-as-a-service (SaaS) platform voor financiële rapportages, koppelingen en beheer rond uw administratie, waaronder het ophalen van boekhoudkundige gegevens via geautoriseerde koppelingen (zoals met Exact Online).

3. Welke gegevens verwerken wij?

Afhankelijk van uw gebruik kunnen wij de volgende categorieën verwerken:

• Account- en contactgegevens — naam, e-mailadres, bedrijfsnaam, functie, inloggegevens en voorkeuren van gebruikers binnen uw organisatie.
• Financiële en administratieve gegevens — gegevens die via koppelingen uit uw boekhoudpakket of ERP worden opgehaald, zoals grootboekmutaties, debiteuren/crediteuren, facturen, betalingen, projecten, kostenplaatsen en overige boekhoudkundige objecten die u autoriseert.
• Technische en gebruiksgegevens — IP-adres, browsertype, apparaat-informatie, logbestanden, foutmeldingen en gebeurtenissen die nodig zijn voor beveiliging, foutopsporing en serviceverbetering.
• Communicatie — inhoud van supportverzoeken, e-mailcorrespondentie en formulierberichten.

Wij verwerken geen bijzondere categorieën persoonsgegevens (zoals gezondheidsgegevens) tenzij u die zelf in vrij tekstveld of geüploade bestanden plaatst; dat wordt niet aangemoedigd.

4. Waarvoor gebruiken wij deze gegevens?

• Leveren, onderhouden en verbeteren van het iFaktor-platform en koppelingen.
• Genereren van rapportages en inzichten op basis van uw geautoriseerde administratiedata.
• Gebruikersbeheer, authenticatie en autorisatie binnen uw organisatie.
• Klantenservice en communicatie over uw account of onze dienst.
• Beveiliging, fraudepreventie, back-ups en naleving van wettelijke verplichtingen.
• Facturatie en contractbeheer (indien van toepassing).

5. Rechtsgronden (AVG)

Wij verwerken persoonsgegevens op basis van één of meer van de volgende grondslagen:

• Uitvoering van een overeenkomst — om de dienst te leveren die u bij ons afneemt of waar u zich voor registreert.
• Gerechtvaardigd belang — beveiliging van het platform, verbetering van de dienst en beperkte analyse van gebruik, waarbij wij uw belangen afwegen tegen die van ons.
• Wettelijke verplichting — bijvoorbeeld fiscale administratieplichten of verzoeken van bevoegde autoriteiten.
• Toestemming — waar u expliciet toestemming geeft (bijvoorbeeld voor bepaalde marketingcommunicatie); u kunt die toestemming intrekken.

Voor financiële administratiedata van uw organisatie bent u doorgaans verwerkingsverantwoordelijke; iFaktor treedt op als verwerker op basis van een verwerkersovereenkomst of vergelijkbare contractuele afspraken.

6. Koppeling met Exact Online

Wanneer u in iFaktor een koppeling met Exact Online activeert, geeft u op het OAuth-toestemmingsscherm van Exact toestemming en kiest u welke administratie(s) iFaktor mag gebruiken. iFaktor synchroniseert gegevens uit die administratie(s) naar een eigen omgeving per klant (eigen database) voor rapportage, analyse en door u ingestelde processen.

Welke gegevens worden gelezen?

Afhankelijk van uw contract, gekozen modules en synchronisatie-instellingen kan iFaktor onder meer de volgende categorieën uit Exact Online ophalen en lokaal opslaan in uw klantomgeving:

• Verkoop en inkoop — onder meer orders, facturen, offertes, abonnementen en inkoopfacturen.
• Logistiek en voorraad — onder meer artikelen, prijzen, voorraadposities, magazijnen en gerelateerde mutaties.
• Financieel — onder meer grootboekrekeningen, journaalposten, transactielijnen, BTW-codes, betalingen, debiteuren/crediteuren en vaste activa.
• Projecten en productie — projecten, uren en productie-/assemblagegegevens waar u die synchronisatie inschakelt.
• CRM en organisatie — relaties, contacten, documenten, gebruikersrollen per administratie en overige objecten die nodig zijn voor de door u geautoriseerde functionaliteit.
• HRM en communicatie — alleen indien u synchronisatie daarvoor gebruikt (bijvoorbeeld medewerkers-/verlofgegevens of mailboxgegevens); dit kan persoonsgegevens van medewerkers bevatten.

Wij halen alleen gegevens op waarvoor u via Exact toestemming heeft gegeven en die passen bij de door u gebruikte functies. De volledige lijst van API-scopes staat in de Exact App Center-configuratie van de iFaktor-app.

Welke gegevens worden geschreven?

Standaard is de koppeling gericht op lezen en synchroniseren voor rapportage en analyse. Terugschrijven naar Exact Online gebeurt alleen op uw verzoek of via door u (of uw beheerder) ingestelde processen, bijvoorbeeld:

• verkooporders en gerelateerde leveringsgegevens;
• verkoopfacturen en factuurregels;
• documenten en bijlagen in de documentenmodule;
• andere objecten die uitdrukkelijk onderdeel zijn van een door u geactiveerde workflow (zoals inkooporders, voorraadtellingen, projecten of prijslijsten).

Schrijfacties gebruiken de officiële Exact Online API en de rechten die aan de koppeling zijn verleend. Wij schrijven geen gegevens terug zonder dat dit past bij uw configuratie of instructie.

7. Verwerkers, locaties en doorgifte

Wij maken gebruik van zorgvuldig geselecteerde dienstverleners (“verwerkers”) die gegevens alleen verwerken volgens onze instructies en passende verwerkersovereenkomsten. Wij verkopen uw gegevens niet. Openbaarmaking vindt alleen plaats indien wij daartoe wettelijk verplicht zijn of met uw toestemming.

Subverwerkers en ontvangers

• Microsoft Azure (Microsoft Ireland Operations Ltd.) — hosting van de iFaktor-app (app.ifaktor.nl), opslag, back-ups en monitoring. De applicatie draait in regio West Europe (Nederland); de Azure SQL-databases met gesynchroniseerde administratiedata staan in regio North Europe (Ierland). Wij slaan klantdata niet op buiten de Europese Unie.
• Microsoft Entra ID — optionele aanmelding voor organisaties die inloggen met Microsoft. Wij ontvangen daarbij alleen gegevens die nodig zijn voor authenticatie en accountkoppeling (zoals naam en e-mailadres), geen boekhoudinhoud uit Exact Online.
• Exact Online (Exact B.V.) — bron van uw administratiedata wanneer u de koppeling gebruikt; verwerking bij Exact valt onder uw relatie met Exact.
• Strato — hosting van de marketingwebsite ifaktor.nl (statische pagina’s en het contactformulier).
• AI- en MCP-clients (bijvoorbeeld Cursor of Claude) — alleen wanneer een geautoriseerde gebruiker binnen uw organisatie zelf een koppeling met de iFaktor MCP-server autoriseert (OAuth). Dan kunnen resultaten van queries op uw gesynchroniseerde administratie naar die client worden gestuurd; iFaktor verbindt geen AI-dienst automatisch zonder uw actie.
• SMTP-mailprovider — alleen indien u functionaliteit gebruikt waarbij iFaktor e-mail verstuurt (bijvoorbeeld het doorsturen van een bon of transactie-afbeelding naar een Exact inkoopboekingsadres). De inhoud beperkt zich tot wat voor die functie nodig is (omschrijving, bedrag, bijlage).

Berichten naar info@ifaktor.nl en via het contactformulier worden via de mailinfrastructuur van de websitehost (Strato) verzonden en bij iFaktor afgeleverd.

8. Bewaartermijnen

Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan nodig voor de doelen in dit beleid, tenzij een langere termijn wettelijk vereist is.

• Gesynchroniseerde administratiedata — zolang uw contract actief is en de koppeling actief blijft, tenzij u ons anders instrueert.
• Na beëindiging van de overeenkomst — u kunt conform de algemene voorwaarden binnen 30 dagen na de beëindigingsdatum een export van uw data aanvragen; daarna verwijderen wij data conform dit beleid en de overeenkomst, behoudens wettelijke bewaarplicht.
• Na ontkoppeling van Exact Online — wij stoppen met het ophalen van nieuwe gegevens en verwijderen reeds gesynchroniseerde gegevens in uw klantomgeving binnen 30 dagen na ontkoppeling, tenzij u een eerder verwijderverzoek indient of wettelijke bewaarplicht geldt.
• Databaseback-ups — in Azure SQL geldt retentie voor point-in-time restore; de ingestelde periode ligt tussen 7 en maximaal 35 dagen. Verwijderde productiedata kan in een back-up nog tot het einde van die retentieperiode aanwezig zijn.
• Applicatie-, beveiligings- en monitoringlogs — wij bewaren deze 90 dagen.
• Supportcorrespondentie — wij bewaren deze 2 jaar, tenzij een langere termijn nodig is voor geschilafhandeling of wettelijke verplichting.

Na afloop van de genoemde termijnen worden gegevens verwijderd of geanonimiseerd, voor zover geen wettelijke bewaarplicht geldt.

9. Beveiliging

Wij treffen passende technische en organisatorische maatregelen die passen bij de aard van financiële administratiedata, waaronder onder meer:

• Versleuteling in transit — verkeer tussen gebruikers en iFaktor verloopt via HTTPS (TLS 1.2 of hoger).
• Versleuteling at rest — klantdata in Azure SQL wordt beschermd met Transparent Data Encryption (TDE).
• OAuth-tokens — tokens voor de Exact-koppeling worden aanvullend versleuteld op applicatieniveau (ASP.NET Core Data Protection; sleutelbeheer in afgeschermde Azure Storage).
• Toegang tot de database — de applicatie benadert Azure SQL met een managed identity, zonder database-wachtwoorden in de applicatiecode.
• Scheiding per klant — elke klantorganisatie heeft een eigen database; gebruikers zien binnen de app alleen gegevens van hun eigen organisatie via rolgebaseerde autorisatie.
• Logging en monitoring — voor beveiliging, foutopsporing en stabiliteit (zie bewaartermijnen).

Geen enkele methode van verzending of opslag is volledig risicovrij; wij werken continu aan het passend houden van onze maatregelen.

10. Toestemming intrekken en verwijderingsverzoeken

Koppeling met Exact Online beëindigen

U kunt de verwerking via de Exact-koppeling op elk moment stoppen:

1. In iFaktor — log in op app.ifaktor.nl, ga naar de instellingen voor de Exact-koppeling en kies ontkoppelen (of verwijder de gekoppelde administratie). iFaktor haalt daarna geen nieuwe gegevens meer op uit Exact Online.
2. In Exact Online — trek in Exact de toestemming voor de iFaktor-app in of verwijder de koppeling via het App Center / geautoriseerde apps. Exact blokkeert dan verdere API-toegang voor iFaktor.

Ontkoppelen beëindigt niet automatisch uw iFaktor-account of contract; reeds gesynchroniseerde data blijft bestaan tot verwijdering conform dit beleid of uw instructie (zie bewaartermijnen).

Verwijdering of andere AVG-verzoeken

Voor inzage, rectificatie, verwijdering, beperking, bezwaar of dataportabiliteit:

• Gebruikers binnen een klantorganisatie wenden zich primair tot hun interne beheerder of verwerkingsverantwoordelijke.
• Verwerkingsverantwoordelijken en overige verzoeken: stuur een e-mail naar info@ifaktor.nl met het onderwerp “Privacyverzoek” en een omschrijving van uw verzoek (organisatienaam, administratie en welke gegevens het betreft).

Wij bevestigen uw verzoek binnen 1 werkdag per e-mail en handelen het af binnen de wettelijke AVG-termijn. Privacy- en verwijderverzoeken behandelen wij uitsluitend per e-mail (info@ifaktor.nl); wij bieden geen telefonische afhandeling voor deze verzoeken. Zie ook de supportpagina voor algemene reactietijden.

11. Uw rechten

Onder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) heeft u — voor zover op uw situatie van toepassing — onder meer recht op inzage, rectificatie, verwijdering, beperking van verwerking, dataportabiliteit en bezwaar. Hoe u een verzoek indient, staat in sectie 10 (toestemming intrekken en verwijderingsverzoeken).

Wij handelen verzoeken af binnen de wettelijke termijn. U heeft ook het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens (autoriteitpersoonsgegevens.nl).

12. Cookies en vergelijkbare technieken

Marketingwebsite (ifaktor.nl)

Op ifaktor.nl plaatsen wij geen analytische of marketingcookies (geen trackingpixels of meetscripts zoals Google Analytics). Het contactformulier gebruikt een verborgen tijdstempel in het formulier zelf om misbruik te beperken; dat is geen cookie. Via Google Fonts worden lettertypen geladen; daarbij kan de aanbieder technische gegevens verwerken volgens hun eigen beleid.

Applicatie (app.ifaktor.nl)

De inlogomgeving van iFaktor gebruikt functionele cookies en vergelijkbare technieken die nodig zijn voor authenticatie, sessiebeheer en beveiliging. Zonder deze cookies werkt de applicatie niet goed. De specifieke cookienamen en -looptijden worden beheerd door de applicatie; vraag ons desgewenst om een actuele lijst per omgeving.

Wij plaatsen op basis van deze marketingwebsite geen aparte cookiebanner; voor uitsluitend functionele cookies in de app is vaak geen toestemming vereist. Indien in de toekomst niet-noodzakelijke cookies worden toegevoegd, passen wij dit beleid en de informatie in de app daarop aan.

13. Wijzigingen

Wij kunnen dit privacybeleid aanpassen. De actuele versie staat op ifaktor.nl/privacy. Bij wezenlijke wijzigingen informeren wij u waar passend via e-mail of in de applicatie.

14. Contact

Vragen over dit privacybeleid of uw gegevens: info@ifaktor.nl. Zie ook onze supportpagina en algemene voorwaarden.